Zeitleiste: Was ist das und wie erstellt man eine?
Wenn es um die Organisation geht, fällt es vielen Menschen schwer, sich an einen Plan zu halten. Ob bei privaten oder beruflichen Projekten: Unklarheit über Ziele und Fristen kann zu Ärger und Frustration führen.
Die Lösung für diejenigen, die das nicht durchmachen wollen? Verwenden Sie Werkzeuge, um Organisieren Sie alle Schritte, die zum Abschließen einer Aktivität erforderlich sind langfristig. Der Zeitplan ist einer davon.
Um ein großes und komplexes Projekt jeglicher Art abzuschließen, empfiehlt es sich, es in kleinere Aufgaben aufzuteilen, die in kürzerer Zeit erledigt werden können. Zum Beispiel einen Tag oder eine Woche.
ENTWEDER Die Zeitleiste hilft dabei, alle diera Aufgaben in einer logischen Reihenfolge zu organisieren und legt die Zeit fest, die für die Verwirklichung jedes einzelnen von ihnen erforderlich ist. Der Abschluss aller im Zeitplan vorgesehenen Schritte entspricht dem Abschluss des Projekts.
In diesem Beitrag erfahren Sie mehr über dieses Tool und erfahren, wie Sie einen Zeitplan erstellen, der für Sie funktioniert! Lesen Sie weiter.
Der Zeitplan ist ein Tool zum Verwalten der Aufgaben und Fristen, die zum Abschluss eines Projekts erforderlich sind im Laufe der Zeit. Es ist eine effektive Planungsressource, die das Erreichen langfristiger Ziele erleichtert.
Praktischer ausgedrückt besteht das Ziel darin, eine Person Schritt für Schritt mit einem definierten Ziel anzuleiten und dabei Fristen und spezifische Aktionen innerhalb eines bestimmten Zeitraums einzuhalten.
Die Aufgaben sind in einer logischen Reihenfolge angeordnet, wobei diejenigen priorisiert werden, die für die Ausführung der nächsten Aufgaben von grundlegender Bedeutung sind. Bei komplexen Projekten Es kommt sehr häufig vor, dass der Beginn einer Aktivität vom vorherigen Abschluss abhängt. Daher ist es wichtig, für jeden von ihnen kürzere Fristen festzulegen.
Allgemein, Je detaillierter die Phasen eines Projektplans sind, desto einfacher ist es, den erforderlichen Aufwand und die erforderlichen Ressourcen zu verstehen um es im gewünschten Zeitrahmen fertigzustellen.
Was ist ein Geschäftszeitplan?
Der Geschäftsplan ist ein strategisches Instrument, das dabei hilft, alle Aufgaben zu organisieren, die zur Durchführung eines Projekts oder zur Erreichung eines Unternehmensziels innerhalb eines bestimmten Zeithorizonts erforderlich sind.
Darin ist es möglich, die wöchentlichen Aktivitäten hinzuzufügen, die von einem bestimmten Bereich ausgeführt werden sollen. Darüber hinaus kann es Geschäftsziele enthalten, die im Rahmen des vierteljährlichen oder jährlichen Strategieplans erreicht werden müssen.
Dies sind Beispiele für gängige Aktivitäten in jedem Unternehmen, die die Erstellung von Zeitplänen erfordern.
Auf diera Art, Ein Geschäftsplan kann die Aktivitäten eines Geschäftsbereichs, eines Projektteams, eines multidisziplinären Teams oder sogar einer einzelnen Person zusammenfassen.. Schließlich handelt es sich bei dem Stundenplan um ein Hilfsmittel, das Berufstätigen, die für mehrere unterschiedliche Tätigkeiten gleichzeitig verantwortlich sind, das Leben erleichtern soll.
mit ihr ist es möglich Machen Sie die Fristen für den Abschluss jeder Aktivität sichtbar für Führungskräfte oder Kooperationsbereiche. Es hilft auch, Aufgaben zu priorisieren und zu delegieren. Schließlich ist Zeit eine knappe Ressource.
Der Kalender ist jedoch kein exklusives Tool für große Unternehmen. Auch ein En línea-Shop oder ein lokales Unternehmen kann beispielsweise stark von einem Verkaufskalender profitieren, der beispielsweise die Bestellabwicklung, die Verpackungs- und Versandzeit oder die Häufigkeit des Lagerbestands und der Wiederauffüllung eines Produkts enthält.
Der Geschäftsplan trägt dazu bei, die Arbeitszeit zu optimieren und sicherzustellen, dass, sobald eine Phase eines Prozesses abgeschlossen ist, die nächste beginnen kann.
Wozu dient ein Zeitplan?
Mithilfe eines Zeitplans werden die verschiedenen Aktivitäten, die zur Fertigstellung eines Projekts im Laufe der Zeit erforderlich sind, in einer sinnvollen Reihenfolge demonstriert und aufgelistet.
Um beispielsweise eine standesamtliche Trauung und die dazugehörige Feier zu organisieren, ist es notwendig, den Ort der Zeremonie festzulegen, bevor die Dekoration gemietet wird. Es ist notwendig, die Größe des Raums für die Feier zu kennen, um Budgets mit Blumen- und Dekorationslieferanten usw. erstellen zu können.
Ein wichtiger Hinweis zu diesem Beispiel: Hier erfahren Sie, wie viel eine Heirat kostet, damit Sie die Agenda leichter planen und organisieren können.
Der Zeitplan dient auch dazu, die Zeit zu optimieren, die benötigt wird, um ein Projekt auf Papier zu bringen. Durch die vorherige Organisation ist es möglich, die einzelnen Schritte schneller nacheinander durchzuführen.
Es gibt auch Effizienzgewinneda alle notwendigen Ressourcen für die Durchführung jedes einzelnen Projekts dank der vorherigen Planung bereits von Anfang an zur Verfügung stehen.
Darüber hinaus ein Zeitplan mit Klar definierte Phasen und Fristen sorgen für eine bessere Vorhersehbarkeit um die Ziele zu erreichen.
Wie erstelle ich einen Zeitplan?
Um einen Zeitplan zu erstellen, müssen Sie Ihre Ziele definieren, die notwendigen Aktivitäten innerhalb einer logischen Reihenfolge priorisieren, die ihre Ausführung erleichtert, und Fristen für jeden Schritt festlegen.
Sehen Sie sich die detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung an:
1. Definieren Sie Ihre Ziele
Das Setzen von Zielen ist wichtig verstehen, was Sie erwartet des Zeitplans Mit Hilfe von Zielen ist es möglich, alle Aufgaben zu organisieren, die zur Durchführung eines Projekts innerhalb eines bestimmten Termins erforderlich sind.
Eine Familienfeier am Heiligabend zum Beispiel lässt sich nicht verschieben. Welche Aktivitäten sind notwendig und bis wann müssen diera durchgeführt sein, damit die Veranstaltung stattfinden kann? Wirst du alles machen? Oder müssen einige Dinge gekürzt werden, um Zeit für den Termin der Party zu haben?
Außerdem kann Weihnachten eine Zeit des Austauschs von Erinnerungen sein, und es ist wichtig, dass Sie wissen, wie man gibt, ohne es zu übertreiben.
Ein weiteres mögliches Ziel für eine Zeitleiste ist den geschätzten Zeitbedarf anzeigen eine Tätigkeit im Laufe der Zeit ausführen.
Schauen Sie sich dieses andere Beispiel an: Ein Fachmann, der als Freiberufler arbeitet, muss seinen Kunden ein Budget für die Erbringung seiner Arbeit vorlegen. Dazu ist es notwendig, jede der damit verbundenen Tätigkeiten und den für ihre Durchführung erforderlichen Zeitaufwand aufzulisten.
Auf der Grundlage dieser Liste und dieser Zeiten ist es möglich, die Frist festzulegen und etwaige Verhandlungen sowohl über die Frist als auch über den Umfang der Aufgaben (sofern vorhanden) zu führen.
2. Aktivitäten priorisieren:
Denken Sie bei der Organisation eines Programms daran welche Aktivitäten voneinander abhängig sind und welche nicht., die gleichzeitig auftreten können. Die richtige Vorgehensweise besteht darin, jeden von ihnen zu priorisieren.
Versuchen Sie vor diesem Hintergrund, die folgenden Fragen zu beantworten:
- Welche Aktivitäten müssen Sie zuerst erledigen? Und welche können warten?
- Welche Aktivitäten müssen vor den anderen erledigt werden? Und welche sollten für später übrig bleiben, da sie von den ersten abhängig sind?
- Gibt es Aktivitäten, die gleichzeitig durchgeführt werden können?
Nachdem Sie die Fragen beantwortet haben, ist es möglicherweise einfacher, Aktivitäten nach einem Zeitplan zu priorisieren.
Dies geschieht, weil die logische und effiziente Organisation der Aufgaben dies zulässt Das Projekt verläuft besser und erfolgt schrittweise klarer, damit es erfolgreich abgeschlossen werden kann. Und am besten ohne Verzögerung.
3. Legen Sie Fristen fest
Nachdem Sie Ihre Zeitplanziele definiert, alle für das Projekt erforderlichen Aufgaben organisiert und sie in einer logischen Reihenfolge priorisiert haben, müssen Sie für jede Aufgabe ein Fertigstellungsdatum festlegen.
Vergessen Sie nicht: Die Summe all dieser kleinen Fristen muss in die Projektabschlusszeit passen.
Um diera Bedeutung zum Leben zu erwecken, stellen Sie sich vor, Ihr Ziel sei es, innerhalb eines Monats zu reisen. Daher müssen zumindest die meisten Aufgaben, die für die Durchführung dieser Reise erforderlich sind, in die nächsten vier Wochen passen.
Daher ist es wichtig, einen Zeitrahmen wie den folgenden zu berücksichtigen:
- In der ersten Woche ist es an der Zeit, das Drehbuch zu schließen und die Tiques zu kaufen;
- Im zweiten Schritt ist es notwendig, die Dokumente zu ordnen und die fehlenden Elemente für das Gepäck zu kaufen;
- In der dritten Woche geht es darum, Details festzulegen;
- Viertens: Packen Sie Ihre Koffer und klären Sie alle unvorhergesehenen Ereignisse.
Dies ist nur ein einfaches Beispiel für Fristen. Im Allgemeinen ist der Zeitplan eine sehr persönliche Sache.
Die grundlegenden Tätigkeiten und die Zeiten für deren Durchführung sind von Person zu Person sehr unterschiedlich. Deshalb, Ist Es ist wichtig, Ihre Zeitleiste zu personalisieren in einem Format, das für Sie funktioniert.
Sobald Sie sich jedoch organisiert haben, ist es wichtig, Ihren Zeitplan in eine Vorlage umzuwandeln. Nachfolgend finden Sie die Arten von Zeitplänen:
Es gibt verschiedene Arten von Zeitleisten, von denen Sie sich bei der Erstellung Ihrer eigenen inspirieren lassen können. Schauen Sie sich einige davon an:
Gantt-Diagramm
Das Gantt-Diagramm ist ein mehr visueller Zeitplan, das die Dauer jeder Aktivität in farbigen horizontalen Balken organisiert. Dadurch ist es einfacher, auf einen Blick zu erkennen, welche Aktivität länger dauern wird als die andere.
Für Ihre Organisation werden die geplanten Aktivitäten in der Reihenfolge ihrer Priorität untereinander aufgelistet: Die Hauptaktivität ist diejenige, die zuerst erledigt werden muss, und so weiter.
Es gibt nicht viele Beschreibungen, aber Sie können sie bei Bedarf eingeben.
Meilensteine oder Meilenstein-Zeitleiste
Die Meilensteine-Zeitleiste, auch Meilensteine genannt, Verwenden Sie Punkte oder Markierungen, was auf unterschiedliche Weise erfolgen kann. Es handelt sich um einen der gebräuchlichsten Zeitpläne, der hauptsächlich dazu dient, die Zeit und die Ergebnisse eines Projekts zu veranschaulichen.
Aufgrund seiner guten Funktionalität ist es routinierter geworden. Damit können Sie die Aufgaben visualisieren, die gleichzeitig ausgeführt werden können, da der Fortschritt jeder einzelnen Aufgabe sowie ihr Fälligkeitsdatum angezeigt werden.
Das Wichtigste an diesem Diagramm ist, dass es so ist regelmäßig aktualisiert. Denn bei der Analyse des Anstiegs oder Abfalls der Punkte lässt sich visualisieren, welcher Aktivität mehr oder weniger Aufmerksamkeit geschenkt werden muss, um die Frist einzuhalten.
Netzwerkdiagramm
Das Netzwerkdiagramm ist eine Zeitleiste, die in einem Format erstellt wurde ähnelt einem FlussdiagrammEs ähnelt auch jenen Tests, die zu unterschiedlichen Antworten auf unterschiedliche Ergebnisse führen.
Aufgrund seines Formats begünstigt dieser Zeitplan die Visualisierung voneinander abhängiger Aufgaben.
Es ist ein Werkzeug, das sehr hilfreich sein kann Prozesse von Brainstorming, Sie bestehen aus der Anfangsphase eines jeden Projekts, in der die Hauptideen auf den Tisch gebracht werden, bevor der Umfang des Projekts endgültig definiert wird.
Zusätzlich zu den oben genannten Typen gibt es mehrere En línea-Tools, mit denen Zeitleisten im Netzwerkdiagrammformat erstellt werden können. Es genügt eine schnelle Suche im Internet, um sich über die Tools zu informieren.
Wichtig ist auch der Austausch mit Menschen, die bereits Zeitpläne erstellt haben, um die zurückgelegten Wege zu verstehen.
Eine andere Möglichkeit besteht darin, nach automatisierten Mindmapping-Tools zu suchen, die auch gut in das Netzwerkdiagrammformat passen.
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